L’assemblea dei soci

L’assemblea è il momento più importante della vita di una qualsiasi organizzazione per fare il punto sull’attività svolta nel periodo precedente, approvare il bilancio di tale attività, i piani operativi per il periodo successivo, il budget ed eleggere tutte le figure chiave dell’organizzazione che dovranno attuare i suddetti piani: il Presidente, il Consiglio di Amministrazione, il Collegio dei revisori contabili o sindaci, il Collegio dei Probiviri e altro, oppure apportare modifiche allo Statuto e Regolamento dell’organizzazione. In quest’ultimo caso l’Assemblea si riunisce in sede Straordinaria.

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L’assemblea si svolge di regola con periodicità annuale (assemblea ordinaria), oppure secondo le regole dettate dallo statuto. All’assemblea possono partecipare tutti coloro che ne hanno diritto secondo quanto dettato dallo statuto dell’organizzazione direttamente o per delega con diritto di voto in funzione delle quote di partecipazione indicate dallo statuto.

L’assemblea può essere ordinaria o straordinaria. Una particolare assemblea ordinaria è la cosiddetta assemblea elettiva nell’ambito della quale si svolgono le elezioni degli organi direttivi.

L’assemblea viene convocata con un preavviso sufficiente per consentire una vasta partecipazione degli aventi diritto e secondo quanto indicato nello statuto. Nella convocazione va sempre indicato l’ordine del giorno, il luogo, la data e l’ora della convocazione.

Poiché in molti statuti sono previsti quorum costitutivi differenti è consuetudine indicare nella convocazione due momenti diversi per la prima e la seconda convocazione (per alcune organizzazioni anche terza convocazione).

Il quorum costitutivo viene indicato nello statuto e può essere differente in funzione della convocazione (prima, seconda o terza) e del tipo di assemblea (ordinaria o straordinaria).

L’assemblea ordinaria ha il compito di approvare il bilancio, prendere decisioni circa argomenti importanti nella vita dell’organizzazione, approvare i piani operativi ed i budget, eleggere gli organi direttivi, modificare il regolamento dell’organizzazione. L’assemblea straordinaria viene indetta su specifiche richieste secondo le norme di statuto ed ha il compito di approvare modifiche allo statuto oppure decretare lo scioglimento dell’organizzazione. L’assemblea straordinaria si tiene alla presenza di un Notaio che deve certificare tutte le deliberazioni approvate prendendo nota dei contrari che hanno il diritto di impugnare le decisioni prese.

All’assemblea partecipano i delegati che possono partecipare in proprio ( se hanno diritto in tal senso) oppure per delega ricevuta da uno o più soggetti aventi diritto. Il delegato avrà diritto ad un certo numero di voti in funzione della propria quota di partecipazione e di quelle dei deleganti.

L’organizzazione e gestione dell’Assemblea richiedono professionalità di alto livello ed una grande esperienza per poter affrontare senza intoppi tutte le problematiche legali, organizzative, tecniche, ecc. che possano verificarsi nel corso dello svolgimento.

In più oggi si richiedono tempi di svolgimento ridotti, una totale trasparenza sulla partecipazione dei delegati e sull’espressione dei voti, la disponibilità di risultati certi, affidabili, trasparenti ed inequivocabili possibilmente in tempo reale.

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