Assemblea Elettiva Consorzio CONAI

L’Assemblea per l’elezione del consiglio d’amministrazione del Consorzio Conai

Si è svolta a Roma l’assemblea elettiva del consorzio CONAI per l’elezione del Consiglio d’Amministrazione del Consorzio Nazionale Imballaggi CONAI.
Il CONAI si occupa del riciclo dei materiali di imballaggio (plastica, Carta, Alluminio,  Legno, Vetro, Acciaio e raggruppa i produttori e i consumatori di imballaggi.
Il CONAI con i suoi oltre 1.200.000 soci è il consorzio più grande in Europa come numero di soci.
Per questo motivo la gestione di un data base soci così grande e di deleghe permanenti o specifiche è particolarmente complessa e impegnativa.
Non a caso CONAI si rivolge sin dalla sua nascita a Telemeeting Italia per la gestione dell’intera assemblea. In particolare Telemeeting Italia gestisce tutti gli aspetti logistici, i servizi di accoglienza ed i servizi di voto elettronico con rendicontazione finale.
Assemblea

Il tavolo presidenza

L’edizione 2017 dell’Assemblea

Nel 2017 il CONAI ha festeggiato i 20 anni ed ha ritenuto opportuno farlo in una sede prestigiosa.
E’ stata scelta la Galleria del Cardinale all’interno di palazzo Colonna.
Scelta legata alla volontà di effettuare per la prima volta l’assemblea a Roma a pochi passi dalle sedi istituzionali più prestigiose, ma in un contesto sobrio e prestigioso.
Come avviene ormai da anni il data dei soci è stato ricalcolato prima dell’assemblea per garantire la parità tra le quote assegnate alle due categorie di soci: produttori e utilizzatori.
Al termine del ricalcolo il data base è stato reso disponibile sui server di Telemeeting Italia per eventuali ulteriori aggiunte e correzioni last minute.
In sede di assemblea è stata allestita una reception computerizzata con hostess di Telemeeting Italia presso la quale i delegati potevano accreditarsi in pochi minuti grazie al pre-caricamento delle deleghe.
Da sottolineare che, in considerazione della vastità del data base alcuni delegati rappresentano un numero elevatissimo di soci (anche decine di migliaia).
L’attività dell’accredito è dunque particolarmente impegnativa e delicata.
Accredito computerizzato

Hostess per accredito computerizzato

Le hostess di Telemeeting Italia che svolgono questa attività vengono opportunamente selezionate e formate nei giorni precedenti l’assemblea.

L’accredito elettronico

Al momento dell’accredito i delegati hanno ricevuto:
  • Un biglietto di ammissione con l’indicazione del totale voti rappresentati e dei voti rappresentati per ciascuna delle categorie (produttori e utilizzatori) e per ciascuna delle 11 componenti in cui sono suddivisi i soci del consorzio
  • Una lista di tutti i soci rappresentati (per alcuni delegati la lista cartacea è sostituita da un file in una chiavetta)
  • Un telecomando per la votazione associato al delegato
L’assemblea è iniziata all’orario prestabilito grazie all’efficienza del sistema di accredito predisposto che consente di associare un numero davvero impressionante di dati a ciascun delegato in tempi rapidissimi.
Durante le fasi di accredito i dirigenti del consorzio potevano seguire l’andamento e analizzare il dettaglio degli accreditati su appositi tablet messi a disposizione.
I tablet si agganciavano ad un web server in grado di elaborare le informazioni sui delegati presenti.

La votazione elettronica

Votazione con telecomando

Un momento dell’assemblea

Al primo punto all’ordine del giorno l’approvazione del bilancio votato da tutti i delegati tramite il telecomando Telemeeting®.
Le votazioni vengono gestite da Armando Gelardi, titolare di Telemeeting Italia.
Gelardi si occupa, tra l’altro, di scandire con voce fuori campo tutti i momenti della votazione, richiamando eventuali delegati che non avessero ancora espresso il proprio voto.
Questa procedura garantisce tempi di votazione ridotti e l’assoluta correttezza dei risultati proiettati sul grande schermo.
Si passa, poi alla fase più delicata dell’assemblea, l’elezione del consiglio di amministrazione. Lo statuto prevede una gestione piuttosto complessa per l’elezione consiglio d’amministrazione.

L’elezione del Consiglio d’Amministrazione

Ogni categoria di soci e ogni componente ha il dritto di esprimere uno o più componenti per l’elezione del Consiglio di Amministrazione.
Per questo motivo occorre procedere a 12 votazioni separate, una per ogni categoria/componente.
Per ciascuna votazione i delegati possono votare solo se portatori di deleghe per quella componente e con i voti legati a quella componente.
Quindi per ogni votazione occorre ricalcolare i voti assegnati a ciascun delegato (e associati a ciascun telecomando) ed utilizzarli per il calcolo dello scrutinio.
Ogni volta prima della votazione vengono presentati i candidati sul grande schermo e vengono invitati i delegati ad effettuare la propria scelta.
Lo scrutinio avviene in tempo reale e, votazione dopo votazione, vengono presentati i risultati con la proclamazione dei consiglieri eletti.

Resoconto Finale

Regia per gestione contributi

La regia Telemeeting

Al termine dell’assemblea Telemeeting Italia ha predisposto tutti gli elenchi necessari per la stesura del verbale: elenco presenti, aziende deleganti, sintesi dei voti, risultati di sintesi e di dettaglio per ciascuna votazione, ecc.
Ma l’evento non è finito qui. Infatti il giorno successivo il Conai ha festeggiato i primi 20 anni di attività con un convegno ……….

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