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Il Regolamento UE 679/2016 (“GDPR”) e la vigente normativa italiana di riferimento regolano la protezione delle persone fisiche con riferimento al trattamento dei dati personali, nel rispetto dei principi di correttezza, liceità e trasparenza ed impone una serie di obblighi in capo a chi tratta informazioni riferite ad altri soggetti. Nel rispetto degli adempimenti previsti dall’art. 13 GDPR sulla necessità di informare gli interessati e fornire le informazioni necessarie per garantire un trattamento corretto e trasparente dei dati personali, si fornisce la presente informativa.
DATI TRATTATI E FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
Titolare del trattamento, nella persona del legale rappresentante pro tempore, è:
TELEMEETING ITALIA S.R.L.
Sede: via Turati 8, Milano – P.I. 12640210154
E-mail: info@telemeeting.it
Ogni ulteriore informazione riguardante il trattamento dei dati è reperibile sul sito istituzionale www.telemeeting.it
DATI TRATTATI E FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
I dati personali degli interessati (nome, cognome, indirizzo e-mail, recapito telefonico, società di appartenenza e gli ulteriori dati risultanti dal documento di identità) sono trattati esclusivamente per:
- L’accredito dei legittimati a partecipare ad un’Assemblea raggiungibile al seguente link: www.assemblee.it/nomeassemblea;
- gestione e mantenimento in sicurezza dei dati personali e delle altre informazioni fornite dal cliente;
- gestione e mantenimento in sicurezza dei dati relativi alle quote sociali dei Soci partecipanti così come fornite dal Titolare del trattamento;
- gestione della partecipazione alle attività assembleari e della votazione dei singoli legittimati con registrazione del voto espresso;
- l’adempimento di obblighi connessi alla partecipazione all’assemblea cui è soggetto il cliente
BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO E NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI
Il trattamento dei dati per le finalità indicate trova base giuridica nell’esecuzione del contratto, nonché nell’adempimento di obblighi cui è soggetto Telemeeting Italia s.r.l. (ex art. 6 GDPR). Il conferimento dei suddetti dati è facoltativo ma necessario per partecipare all’assemblea e alle connesse attività.
MODALITÀ DI TRATTAMENTO E DI CONSERVAZIONE DEI DATI
I dati dell’Interessato vengono trattati in forma informatizzata, da personale appositamente autorizzato, formato ed istruito per garantirne l’adeguata sicurezza e riservatezza, nonché per evitare rischi di perdita e/o distruzione e accessi da parte di soggetti non autorizzati.
I dati forniti dall’Interessato sono conservati per il periodo necessario all’esecuzione del contratto presso la sede di Telemeeting Italia s.r.l. e su server ubicati nell’Unione Europea, nel rispetto degli obblighi di conservazione previsti dalla normativa in materia e secondo i termini indicati dalla legge. Una volta terminate le funzioni e le attività assembleari oggetto del contratto, i dati personali in questione ed eventuali copie degli stessi verranno cancellati e non saranno più trattati dal Titolare del trattamento.
I dati forniti non saranno oggetto di profilazione automatizzata di cui all’art. 22, par 1 e 4 del GDPR. In caso contrario, il Titolare provvederà a richiedere il consenso al suddetto trattamento all’Interessato.
Qualora una violazione dei dati forniti sia suscettibile di presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà, il Titolare comunicherà agli interessati la violazione senza ingiustificato ritardo (art. 34 GDPR).
COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE DEI DATI
Per attività legate alla gestione e manutenzione dei sistemi informatici e del sito internet, i dati dell’Interessato possono essere trattati dalle società a ciò addette, specificatamente nominate Responsabili Esterni del trattamento dal Titolare.
I dati possono, inoltre, essere comunicati a terzi in ottemperanza ad eventuali obblighi di comunicazione previsti dalla normativa e non saranno diffusi a soggetti indeterminati, se non nei casi previsti da legge. I dati dell’Interessato non saranno trasferiti fuori dallo Spazio Economico Europeo, salvo esigenze specifiche e con le dovute garanzie, nonché con il consenso specifico.
DIRITTI DELL’INTERESSATO
Per esercitare i diritti previsti dagli articoli 15 a 22 del GDPR, l’interessato potrà rivolgersi al Titolare.
L’Interessato ha il diritto di accedere in qualunque momento ai dati che lo riguardano. In particolare, potrà chiedere la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento dei dati stessi nei casi previsti, la revoca del consenso prestato, la portabilità dei dati che lo riguardano. L’Interessato potrà altresì formulare una richiesta di opposizione al trattamento dei dati nella quale dare evidenza delle ragioni che giustifichino l’opposizione. Il Titolare ha, per legge, un termine di un mese per il riscontro delle richieste.
L’esercizio dei diritti è, in linea di principio, gratuito, salvo eventuali costi per la riproduzione. La relativa modulistica è richiedibile al Titolare, che ha il diritto di chiedere informazioni necessarie al fine dell’identificazione del richiedente.
È fatta salva la possibilità di proporre reclamo all’Autorità di controllo ai sensi dell’art. 77 GDPR o ricorso all’autorità giudiziaria ai sensi dell’art. 140-bis del Codice in materia di protezione dati personali, così come modificato dal d.lgs. n.101/2018.