Assemblea on line Associazione AiCARR

Assemblea AiCARR

Assemblea on line

Si è svolta la prima Assemblea interamente on line dell’Associazione AiCARR

AiCARR è l’associazione Italiana Condizionamento dell’Aria Riscaldamento e Refrigerazione che si occupa principalmente di:

  • Diffondere la cultura del benessere sostenibile
  • Formare e qualificare gli operatori del settore
  • Contribuire alla elaborazione delle normative di settore

Nel corso del 2019 AiCARR aveva già provveduto con votazioni on line gestite da Telemeeting Italia al rinnovo delle cariche sociali e al rinnovo dello statuto, ma aveva sempre realizzato la propria assemblea in maniera tradizionale.

L’assemblea annuale del 2020 doveva sancire il passaggio del testimone tra il vecchio e il nuovo consiglio direttivo.

L’emergenza Covid-19

A seguito dell’emergenza sanitaria determinata dalla diffusione del virus COVID-19 si è posto il problema di dover effettuare l’assemblea garantendo il distanziamento sociale ed evitare ai soci (distribuiti sul territorio nazionale) di affrontare improponibili viaggi per raggiungere la sede dell’assemblea.

È nata l’esigenza di svolgere l’Assemblea on line dell’Associazione.

L’incarico è stato affidato a Telemeeting Italia che ha proposto un pacchetto di soluzioni così strutturato.

I servizi forniti

L’accredito on line di tutti i soci che intendevano partecipare all’assemblea

La gestione di eventuali richieste da parte di soci non in regola con il pagamento della quota associativaIl caricamento delle deleghe

Il test di funzionamento con i relatori per abituarli alla nuova modalità operativa e provare le presentazioni

La messa a disposizione della documentazione assembleare (la classica cartella contenente il bilancio consuntivo con nota integrativa e relazione dei revisori e il bilancio preventivo)

La possibilità di far partecipare alcuni ospiti non votanti

L’accredito dei partecipanti all’Assemblea (libro firma)

La gestione dell’assemblea in videoconferenza con regia per le richieste di intervento

La gestione dei microfoni dei relatori e degli eventuali interventi dalla sala (Podio on line)

Le votazioni elettroniche dei vari punti all’ordine del giorno

La registrazione video dell’intera assemblea

La produzione della reportistica da allegare agli atti (Elenco presenti e deleghe, risultati di dettaglio delle singole votazioni)

Inoltre, per agevolare l’accesso in assemblea è stata creata una pagina web con le norme di partecipazione ed i tasti per accedere alla videoconferenza e alla piattaforma di voto on line

Un tutorial su YouTube spiegava come si vota

Svolgimento dell’Assemblea on line

L’assemblea si è svolta in piena regolarità iniziando una decina di minuti appena dopo l’orario previsto di inizio per consentire a qualche socio meno avvezzo di collegarsi con il supporto dei tecnici di Telemeeting Italia

La Presidente uscente ha fatto la sua relazione con il supporto di slide

Dopo una votazione di prova per familiarizzare con la nuova metodologia, sono stati approvati il verbale della precedente assemblea, i bilanci consuntivo e preventivo, e la relazione del tesoriere

L’assemblea on line dell’associazione si è svolta in maniera molto fluida e lineare con modalità molto simili a quelle di una normale assemblea con presenza dei delegati in sala. Anzi la partecipazione è stata più ampia del solito.

Al termine dell’assemblea sono rimasti tutti soddisfatti per la semplicità d’uso degli strumenti messi a disposizione e per la garanzia, sicurezza e trasparenza dei risultati ottenuti.

Tra gli evidenti vantaggi di un’assemblea di un’associazione svolta interamente on line occorre annoverare:

  • Eliminazione dei tempi e costi di spostamento da parte dei delegati (treno, auto, taxi)
  • Riduzione costi di affitto sala e catering
  • Annullamento dei costi di stampa dei documenti congressuali
  • Una maggiore partecipazione da parte dei soci